Je kunt elke dag opnieuw beginnen

Klachten – en Privacyreglement InterVitae

Klachtenreglement

Artikel 1: Definitie van een klacht
Onder een klacht wordt in het kader van dit reglement verstaan iedere uiting, schriftelijk of mondeling van ontevredenheid met betrekking tot het handelen of juist niet-handelen van InterVitae of één van haar medewerkers of van derden die in opdracht van InterVitae werkzaamheden ten behoeve van klanten van InterVitae hebben uitgevoerd.

Artikel 2: Indienen van een klacht
Een klacht kan worden ingediend door eenieder, die te maken heeft met de activiteiten van InterVitae.
Anonieme klachten hoeven niet in behandeling te worden genomen.
Van behandeling van een klacht kan worden afgezien indien meer dan een jaar is verstreken nadat het handelen, waarover wordt geklaagd, heeft plaatsgevonden. De indiener ontvangt binnen 4 weken een bericht dat de klacht om die redenen niet in behandeling wordt genomen.
Klachten dienen te worden gericht tot de eigenaar van InterVitae.
Wanneer een klacht is ingediend bij een ander dan de eigenaar van InterVitae, zendt de ontvanger de klacht direct naar de eigenaar van InterVitae door.
De klager kan zich laten bijstaan of door een gemachtigde laten vertegenwoordigen.

Artikel 3: Behandeling van een klacht
Klachten worden behandeld door de eigenaar van InterVitae.
Indien de klacht betrekking heeft op de eigenaar wordt de klacht behandeld door een door beide partijen geaccepteerde derde persoon.

Artikel 4: Ontvangstbevestiging
De ontvangst van een klacht wordt binnen twee weken schriftelijk bevestigd.
De ontvangstbevestiging bevat:
a. de datum van ontvangst van de klacht;
b. een korte omschrijving van de klacht en de datum waarop de gedraging of uitlating waarop de klacht betrekking heeft plaatsvond;
c. een aanduiding van de termijn binnen welke de behandeling van de klacht naar verwachting zal zijn afgerond;
d. de vermelding van de contactpersoon tot wie de klager zich desgewenst kan wenden;
e. een beschrijving van het verloop van de klachtenprocedure;
f. de vermelding dat de klager de mogelijkheid heeft te verzoeken om gehoord te worden.

Artikel 5: Horen van de klager en degene op wie de klacht betrekking heeft
De klager wordt op zijn/haar verzoek (mondeling of schriftelijk ingediend) in de gelegenheid gesteld zijn/haar standpunt mondeling toe te lichten.
Indien dit voor een goede afhandeling van de klachten noodzakelijk is, worden zowel de klager als degene op wie de klacht betrekking heeft gevraagd zijn/haar zienswijze mondeling naar voren te brengen.
De klager wordt in ieder geval gevraagd zijn/haar zienswijze naar voren te brengen, indien de beoordeling van zijn/haar klacht steunt op feiten en omstandigheden die afwijken van de gegevens die de klager zelf naar voren heeft gebracht.
Van de toelichting van zowel de klager als degenen op wie de klacht betrekking heeft worden verslagen gemaakt en naar beiden verzonden.

Artikel 6: Beantwoording van de klacht
Bij de behandeling van een klacht wordt een behandelingstermijn nagestreefd van vier weken.
Indien de behandeling van een klacht niet kan worden afgerond binnen de termijn die in de ontvangbevestiging is aangegeven, ontvangt de klager daarvan schriftelijk bericht onder vermelding van een nieuwe termijn waarop de beantwoording tegemoet kan worden gezien.
De beslissing op een klacht wordt schriftelijk aan de klager medegedeeld.
De beslissing op de klacht bevat:
a. een weergave van de klacht;
b. een weergave van de feiten zoals InterVitae deze ziet;
c. een gemotiveerde stellingname met betrekking tot de klacht;
d. een oordeel over de klacht;
e. eventuele maatregelen die zijn of worden ondernomen naar aanleiding van de bevindingen.
Het oordeel houdt in, dat de klacht gegrond of ongegrond wordt bevonden. In bijzondere gevallen kan een oordeel over de klacht achterwege blijven.
Indien een klacht ongegrond wordt bevonden, wordt de klager er op gewezen dat hij/zij zich met zijn/haar klacht kan wenden tot de opdrachtgever van InterVitae.

Artikel 7: Rapportage over de klachtenprocedure
Iedere vier maanden of zoveel vaker als dit noodzakelijk wordt geacht, worden de klachten geanalyseerd op aantal, aard en oorzaak. Aan de hand van deze analyse worden maatregelen geformuleerd.
Een opdrachtgever van InterVitae kan verzoeken periodiek een rapportage te ontvangen over de behandeling van klachten van haar werknemers. Deze rapportage zal geen persoonsgegevens bevatten.

Artikel 8: Verantwoording klachten
Jaarlijks zal aan opdrachtgevers worden gerapporteerd over de eventuele klachten over het achterliggende jaar.

Privacyreglement

Artikel 1: Begripsbepalingen:
In dit reglement wordt verstaan onder:
InterVitae: InterVitae, gevestigd te Zuidhorn;
UWV: de Uitvoeringsinstelling Werknemers Verzekeringen;
Gemeenten: de gemeentelijke instelling;
SW bedrijf: een Sociaal Werkvoorzieningbedrijf;
Verzekeraar: de private verzekeringsorganisatie;
Werkgever: de natuurlijke perso(o)n(en) of rechtpersoon die ten behoeve van zijn bedrijfsuitoefening arbeid doet verrichten door een of meer verzekerden en/of deelnemers;
Verzekerde/klant: de individuele natuurlijke persoon die als verzekerde /klant wordt beschouwd in de zin van de Werkloosheidswet, de Ziektewet, de Wet arbeidsongeschiktheids-voorziening jonggehandicapten, de Wet werk en inkomen naar arbeidsvermogen en de regelingen voor het SW bedrijf, alsmede de gemeentelijke regelingen. Tevens wordt als verzekerde/klant beschouwd degene die in aanmerking komt voor een uitkering ingevolge een particuliere verzekering;
Geregistreerde: de verzekerde/klant, de deelnemer, de werkgever en de overige natuurlijke personen over wie gegevens zijn vastgelegd in de persoonsregistratie;
Persoonsgegevens: een gegeven dat herleidbaar is tot een individuele natuurlijke persoon;
Persoonregistratie: een op verschillende personen betrekking hebbende persoonsgegevens, die langs (geautomatiseerde) weg wordt gevoerd of met het oog op een doeltreffende raadpleging van die gegevens systematisch is aangelegd;
Houder: degene die zeggenschap heeft over de persoonsregistratie;
Beheerder: degene aan wie door de houder de dagelijkse zorg voor de persoonsregistratie is opgedragen;
Bewerker: degene die het geheel of een gedeelte van de apparatuur onder zich heeft, waarmee een persoonsregistratie waarvan hij niet de houder is, wordt gevoerd;
Derde: een persoon of instantie buiten de organisatie van de houder waaronder begrepen een zustervennootschap van de houder en de holding waarvan de houder deel uitmaakt, met uitzondering van de bewerker of de geregistreerde;
Verstrekken van gegevens: het bekend maken of ter beschikking stellen van gegevens uit de persoonsregistratie.

Artikel 2: Doelstelling
De persoonsregistratie bij InterVitae heeft ten doel die persoonsgegevens beschikbaar te doen zijn, die noodzakelijk voor de door de opdrachtgever(s) aan InterVitae ter uitvoering opgedragen werkzaamheden.
Voorts heeft de persoonsregistratie bij InterVitae ten doel gegevens te verschaffen, die nodig zijn ten behoeve van het door InterVitae voor haar taakuitoefening te voeren beleid en beheer, alsmede ten behoeve van wetenschappelijk onderzoek en statistiek.

Artikel 3: Houderschap
De houder van de InterVitae persoonsregistratie is de eigenaar van InterVitae.

Artikel 4: Beheerderschap
De beheerder van InterVitae persoonsregistratie is de eigenaar van InterVitae en indien van toepassing, haar medewerker(s).

Artikel 5: Verantwoordelijkheden
De houder is verantwoordelijk door het bepalen van het doel, de inhoud en het gebruik van de persoonsregistratie en voor de naleving van bepalingen van dit reglement.
De houder en de beheerder dienen hun medewerkers besef bij tekenen van de verantwoordelijkheden bij het omgaan met persoonsgegevens.
Wanneer de beheerder een bewerker inschakelt bij het voeren van de administratie, dan wordt bij de (schriftelijke) opdrachtverstrekking- of bevestiging gewezen op de verplichtingen van de beheerder volgens dit reglement.
De bewerker waarborgt door middel van schriftelijke overeenkomst dan wel in een schriftelijke opdrachtaanvaarding dat een zelfde bescherming van persoonlijke levenssfeer geldt, als die welke met dit reglement wordt beoogd.

Artikel 6: In de persoonsregistratie op te nemen gegevens
In de persoonsregistratie worden gegevens met bijhorende administratieve stukken en correspondentie opgenomen, die noodzakelijk zijn voor aan de InterVitae ten uitvoering opgedragen taken, alsmede voor het voeren van beleid en beheer.

Artikel 7: Geregistreerde gegevens
Tot in het vorige artikel bedoelde gegevens kunnen behoren:
Persoonsbeschrijvende gegevens (naam, adres, woonplaats, geslacht, burgerlijke staat, nationaliteit, paspoortnummer, geboortedatum, geboorteplaats overlijdensdatum, burger service nummer, registratienummer, ziekenfondsnummer, status gemoedsbezwaard, alsmede de mutaties van vorengenoemde gegevens in het verleden);
Gegevens over de werkgever (naam, adres en plaats van hoofd- en nevenvestigingen, rechtsvorm, registratienummer, werkgevers/ledennummer, stamnummer loonbelasting, nummer werkgever Kamer van Koophandel, aansluiting bij de Uitvoeringsorganisatie Werknemers Verzekeringen, belastingrekeningen, naam andere identificerende gegevens van het administratiekantoor van de werkgever, alsmede de mutaties van vorengenoemde gegevens in het verleden);
Gegevens over de arbeidsverhouding en het arbeidsverleden (naam en andere identificerende gegevens van de werkgever in combinatie met die van de verzekerde c.q. deelnemer, datum begin dienstverband, datum einde dienstverband, grondslag van de verzekering, beroep,regelmatig urenpatroon, aantal uren/minuten per week, toepasselijke CAO, verzekeringsplicht UWV, alsmede mutaties van vorengenoemde gegevens in het verleden);
Gegevens over de verzekeringsverhouding (gegevens over de toepasselijke sociale verzekeringswetten gebaseerd op arbeidsverhouding dan wel de uitkeringsverhouding);
Gegevens over uitkeringen, voorzieningen en uitkeringsverleden( soort uitkering/voorziening, datum aanvang, datum einde, hoogte uitkering samenlevingsvorm verzekerde/deelnemer, persoonsgegevens partner en kinderen van verzekerde/deelnemer, arbeidskundige gegevens, medische en psychologische gegevens en gegevens over ongevallen, verzuimregistratiegegevens, loon- en inkomensgegevens van de verzekerde/deelnemer, belastinggegevens, verhaalsgegevens, alsmede de mutaties van voorgenoemde gegevens in het verleden).

Artikel 8: Verkrijging van gegevens.
De gegevens worden verkregen van de geregistreerde, van diens partner, gemachtigde of wettelijke vertegenwoordiger, uit eigen onderzoek of van derden. Tot derden kunnen behoren werkgevers, gemeenten en andere uitvoeringsorganen sociale verzekering.

Artikel 9: Bewaar- en vernietigingstermijnen met betrekking tot gegevens van verzekerden /klanten en deelnemers
Alle omtrent de verzekerde/klant of deelnemer in de persoonsregistratie opgenomen gegevens worden nog bewaard gedurende vijf jaar na het bereiken van de 65-jarige leeftijd, het eerder overlijden van de verzekerde/klant of deelnemer, dan wel het eindigen van de aanspraak op een voorziening indien deze voortbestond na het bereiken van de 65-jarige leeftijd. Indien opneming van deze gegevens uitsluitend plaatsvond in verband met onderzoek waarbij is vastgesteld dat de verzekerde/klant of deelnemer niet verzekeringsplichtig was, worden de gegevens vijf jaar na afloop van het jaar waarin het laatste verrichte onderzoek ter zake is afgerond, vernietigd.
De in dit artikel genoemde bewaartermijnen dienen gerekend te worden in volle kalenderjaren.
Uiterlijk drie maanden na het verstrijken van de bewaartermijnen worden de gegevens vernietigd.

Artikel 10: Bewaar- en vernietigingstermijnen met betrekking tot gegevens van werkgevers
Alle omtrent een werkgever in de persoonsregistratie opgenomen gegevens worden nog bewaard gedurende vijf jaar na beëindiging van de bedrijfsactiviteit dan wel beëindiging van het werkgeversschap.
Alle omtrent een werkgever in persoonsregistratie popgenomen gegevens met betrekking tot arbeidsverhouding tussen werkgever en de verzekerde/klant, deelnemer worden nog bewaard gedurende vijf jaar na het bereiken van de 65-jarige leeftijd, dan wel het eerder overlijden van alle (ex) verzekerden/klanten en deelnemers van de werkgever.
Alle omtrent een werkgever in de persoonsregistratie opgenomen gegevens met betrekking tot de heffing en invordering van premies en bijdragen in het kader van de aan de InterVitae ter uitvoering opgedragen wettelijke en bedrijfstakeigen regelingen worden met inachtneming van de volgende termijnen bewaard:
Loongegevens: gedurende vijf jaar na het jaar waarin over dat loon premie c.q. bijdrage(n) zijn vastgesteld, mits er met betrekking tot laatstbedoeld jaar geen vorderingen jegens de werkgever meer open staan.
Alle overige gegevens: gedurende vijf jaar na beëindiging van de bedrijfsactiviteiten dan wel beëindiging van het werkgeverschap mits geen vorderingen jegens de werkgever meer open staat.
De in dit artikel genoemde bewaartermijnen dienen gerekend te worden in volle kalenderjaren.
Uiterlijk drie maanden na het verstrijken van de bewaartermijn worden alle gegevens vernietigd.

Artikel 11: Verstrekking van gegevens aan derden
De houder verstrekt slechts gegevens aan derden voor zover:
Dit voortvloeit uit het doel van de registratie;
Dit wordt vereist ingevolge een wettelijk voorschrift;
Dit geschiedt met schriftelijk toestemming van geregistreerde.
De houder behoeft voorafgaande instemming van geregistreerde voor verstrekking van gegevens als bedoeld in het eerste lid, onderdeel a.
De houder stelt met betrekking tot vertrekking van gegevens aan derden een instructie vast.
Als niet wordt voldaan aan de voorwaarden genoemd in het eerste lid dan wel aan de voorwaarden zoals deze zijn vastgelegd in de instructie, bedoeld in het tweede lid, beslist de houder negatief op het verzoek tot het verstrekken van persoonsgegevens. Een zodanige weigering wordt met reden omkleed.

Artikel 12: Protocol
Aan de geregistreerde wordt op zijn verzoek binnen een maand meegedeeld of het in het jaar voorafgaande aan zijn verzoek gegevensverstrekking aan derden heeft plaatsgevonden.
In afwijking hiervan kan worden en/of vervolging van strafbare feiten, dan wel van strafbare feiten, dan wel van de inspectie, controle of toezicht door of vanwege organen met een publiekrechtelijke taak, de houder daaronder begrepen.
Indien zodanige verstrekking een in het kader van gevalsbehandeling gebruikelijke verstrekking van gegevens betreft, wordt volstaan met een in algemene termen vervatte mededeling betreffende de aard van de verstrekte gegevens en degene aan wie deze zijn verstrekt

Artikel 13: Inzagerecht
De geregistreerd, alsmede zijn wettelijke vertegenwoordiger en zijn gemachtigde, hebben jegens de houder een recht op inzage van op de geregistreerde betrekking hebbende gegevens in de persoonregistratie.
Het recht op inzage omvat niet:
Voorlopige aantekeningen, voordat deze in stukken zijn verwerkt;
Gegevens waarbij gewichtige belangen van anderen dan de geregistreerde, de houder daaronder begrepen, zich tegen inzage verzetten.
Een weigering om aan het verzoek te voldoen is met reden omkleed.Inzage van gegevens in de persoonsregistratie wordt voor wat betreft het dossier als regel verleend door middel van fysieke inzage in het dossier, en voor wat betreft overige gegevens als regel bij verstrekken van een afdruk van de gegevens.
Bij gelegenheid van de inzage van de gegevens kunnen van de dossierstukken desgewenst afschriften worden verstrekt.
Bij grote aantallen afschriften kan een bijdrage in de kosten in rekening worden gebracht.
Binnen een maand na ontvangst van het verzoek om inzage als bedoeld in dit artikel wordt inzage verleend respectievelijk worden afschriften van documenten verstrekt.Inzage omvat eveneens de informatie omtrent de herkomst van de gegevens.

Artikel 14: Correctierecht
De houder is verplicht om op verzoek van een geregistreerde, zijn wettelijk vertegenwoordiger of zijn gemachtigde binnen twee maanden tot verbetering, aanvulling of verwijdering van de hem betreffende gegevens over te gaan indien deze feitelijk onjuist, onvolledig, of in strijd met de wettelijke voorschriften opgenomen zijn, of niet ter zake dienend zijn.
De verzoeker dient evenwel overtuigend bewijs aan de houder ter zake te leveren.
De houder kan verlangen dat een verzoek als bedoeld in het eerste lid van dit artikel schriftelijk wordt ingediend.
De houder deelt aan degen die een schriftelijk verzoek tot verbetering, aanvulling of verwijdering van gegevens heeft ingediend, uiterlijk binnen twee maanden schriftelijk mee of, dan wel in hoeverre aan het verzoek wordt voldaan.
Een weigering om aan het verzoek te voldoen is met redenen omkleed. Is aan een verzoek als bedoeld in dit artikel voldaan, dan is de houder verplicht om aan degene aan wie hij naar zijn weten in het jaar voorafgaand aan het verzoek en in de sinds dat verzoek verstreken periode de betrokken gegevens heeft verstrekt, mededelingen te doen van verbetering, aanvulling of verwijdering.
De houder doet aan de verzoeker opgave van degene aan wie hij de mededeling heeft gedaan. Toepassing van dit lid kan achterwege blijven indien de verzoeker te kennen heeft gegeven geen prijs te stellen op de mededeling, bedoeld in dit lid.

Artikel 15: Wettelijk vertegenwoordiger
De uitoefening van de rechten van minderjarige geregistreerden, die de leeftijd van 16 jaar nog niet hebben bereikt, en van onder curatele gestelde, geschiedt door hun wettelijk vertegenwoordigers.

Artikel 16: Volmacht
Indien namens de geregistreerde een gemachtigde optreedt, is een schriftelijke volmacht vereist. Indien de gemachtigde advocaat is behoeft geen schriftelijke machtiging te worden overlegd. Ten aanzien van met advocaten gelijk te stellen rechtshulpverleners, kan van het bepaalde in de eerste volzin worden afgeweken.

Artikel 17: Legitimatie
Van de geregistreerde, zijn wettelijk vertegenwoordiger, zijn gemachtigde en derden kan een legitimatie worden verlangd bij de uitoefening van de rechten die uit dit reglement voorvloeien.

Artikel 18: Organisatie van beheer en gebruik
Toegang tot geregistreerde gegevens hebben alleen de houder, de beheerder en die functionarissen binnen de organisatie van de houder aan wie taken zijn opgedragen die toegang noodzakelijk maken.
De houder is verantwoordelijk voor de verificatie, de juistheid, de volledigheid en actualiteit van de geregistreerde gegevens en treft ter zake maatregelen.
De houder treft maatregelen te beveiliging van de tot de persoonsregistratie behorende gegevens, zowel in opgeslagen toestand als tijdens vervoer of trasmissie.
Deze maatregelen houden ten minsten voorzieningen in tegen:
Beschadiging of verloren gaan van de gegevens als gevolg van brand of andere calamiteiten, dan wel als gevolg van kwaadwillige handelingen of onachtzaam van derden;
Onbevoegde wijzigingen van de gegevens;
Ontvreemding van de gegevens;
Kennisneming van de gegevens door onbevoegden.
De houder ziet toe op de naleving van de voorschriften van dit reglement.

Artikel 19: Dit reglement is niet van toepassing op de persoonsregistratie die worden gevoerd in het kader van een eventuele personeels- en salarisadministratie te behoeve van eventuele medewerker(s) van InterVitae.

Artikel 20: Terinzagelegging
Dit reglement ligt ter inzage op het kantoor van InterVitae en wordt op verzoek kosteloos aan iedere belanghebbende toegezonden, en in elk geval toegevoegd aan offertes.

Artikel 21: Citeertitel
Dit reglement kan worden aangehaald als privacyreglement InterVitae.

Versie 3 april 2016